Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì???

Phải chăng đơn giản là họ ngồi bàn giấy với đống hồ sơ sổ sách, ghi chép, sắp xếp và ghi chép. Trong tiềm thức của nhiều người, đây có lẽ là một nghề nhàn hạ với những thao tác đơn giản. Nhưng trên thực tế ngày nay, công việc của nhân viên văn thư lưu trữ văn phòng lại không hề đơn giản như cách chúng ta vẫn nghĩ. Có nhiều yêu cầu công việc cần phải thực hiện đối với một nhân viên văn phòng

1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

• Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty
• Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản …
• Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty
• lập và theo dõi chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên
• In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban

2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

• Chấm công hàng tháng
• Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo duyệt
• Chi trả lương cho nhân viên cùng bộ phận kế toán

3. Công tác lễ tân

• Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo
• Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị … cần thiết cho các cuộc họp của công ty
• Tổ chức các sự kiện vui chơi, hội thảo, họp … của công ty với khác hàng hoặc nội bộ

4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị

• Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên
• Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua

5. Quản lý hồ sơ nhân sự

• Có kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động
• Theo dõi và có báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo về tình hình nhân sư hàng tháng
• Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật

Bạn thật sự quan tâm hãy đăng kí ngay!!!!!
Mọi thông tin xin vui lòng liên hệ:
Hotline/zalo: 0978 868624 ( Ms Minh)
Email: diemminh@giaoducvietnam.edu.vn
Website: giaoducnhatrang.edu.vn